HR & Office Assistant – pozice na zkrácený úvazek

Pokud jste proaktivní a organizovaný člověk, který má rád komunikaci, koordinaci a práci v mezinárodním prostředí, pak je tato pozice tou správnou příležitostí právě pro Vás!

Popis pozice

• Koordinace měsíční evidence docházky a vedení souvisejících záznamů.
• Koordinace adaptačního dne (Induction Day) pro nové zaměstnance ve spolupráci s HR manažerem, jednatelem, IT a vedoucími zaměstnanců.
• Koordinace procesů a opatření v oblasti BOZP se smluvním externím dodavatelem a jednatelem, včetně vedení příslušné dokumentace.
• Shromažďování a distribuce HR dokumentů dle pokynů HR manažera.
• Přijímání příchozích hovorů a vítání návštěv.
• Zpracování a evidence příchozí a odchozí pošty a kurýrních zásilek.
• Zajištění dodávek zboží a služeb – kontrola zásob a potřeb kanceláře, sběr požadavků od zaměstnanců, objednávání a urychlování dodávek v souladu s firemními pravidly, strategií NPM a přiděleným rozpočtem, kontrola dodacích listů a distribuce vybavení na pracoviště.
• Kontrola, archivace a zpracování přijatých faktur v souladu s pravidly a směrnicemi NPM.
• Funkce zástupce závodu NPM – vyjednávání a správa smluv s dodavateli, tvorba objednávek dle pravidel NPM a vedení databáze dodavatelů.
• Role „super usera“ pro procesy cestovních rezervací a vyúčtování výdajů, zajištění školení a ad hoc podpory zaměstnancům.
• Role koordinátora bezpečnosti areálu (Site Security Coordinator) – účast na SSC konferenčních hovorech a plnění přidělených úkolů ve spolupráci s jednatelem a SSC koordinátorem pro lokalitu Plzeň.
• Koordinace využívání pražské kanceláře zaměstnanci jiných společností ZF – správa systému rezervace pracovních míst, zajištění vstupních karet a BOZP školení.
• Evidence a údržba kancelářského vybavení, zajištění preventivní údržby a oprav.
• Podpora organizace pracovních cest zaměstnanců a návštěvníků, včetně cestovního pojištění, víz a objednávek taxi.
• Další administrativní úkoly dle požadavků jednatele a HR manažera.

Požadavky

• Minimálně 2 roky zkušeností na obdobné pozici.
• Plynulá znalost angličtiny a češtiny/slovenštiny (slovem i písmem).
• Dostupnost pro práci v rozsahu 30 hodin týdně.
• Pokročilá znalost MS Office, zkušenost se systémy pro práci s daty a dokumenty výhodou.
• Silné organizační a komunikační dovednosti.
• Smysl pro detail a spolehlivost.
• Schopnost samostatné práce.

Nabízíme

• Atraktivní mzda a cafeteria systém.
• Možnosti rozvoje a kariérního růstu.
• Práce v dynamickém mezinárodním prostředí.
• Přátelská a podpůrná firemní kultura.
• Moderní a atraktivní kanceláře v Praze 5 v blízkosti oblasti Waltrovka.